Backoffice Mitarbeiterin (m/w) – Organisation & Administration

Unser Auftraggeber ist ein etabliertes, wachsendes Unternehmen im Bau- und Baunebengewerbe mit Sitz im Bezirk Linz-Land. Das Unternehmen ist auf hochwertige Arbeiten im Bereich Innen- und Außenputz, Fassadenlösungen sowie baunahe Dienstleistungen spezialisiert und betreut sowohl private als auch gewerbliche Kunden. Dank langjähriger Erfahrung, hoher fachlicher Kompetenz und einem engagierten Team werden Projekte zuverlässig und qualitativ hochwertig umgesetzt.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung und der technischen Mitarbeiter wird eine engagierte Backoffice-Mitarbeiterin gesucht, die organisatorische und administrative Prozesse eigenständig koordiniert und aktiv zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts beiträgt.

Verantwortungsbereich

• Organisation und Verwaltung der gesamten Büroablage (digital und physisch)
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und der technischen Mitarbeiter
• Terminplanung und Koordination von Meetings, Baustellen- und Kundenterminen
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Reklamationen und allgemeiner Korrespondenz
• Erstellung, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Angeboten in Zusammenarbeit mit der technischen Leitung
• Unterstützung bei der Auftragsabwicklung und Projektadministration
• Verwaltung und Pflege von Kunden- und Projektdaten im System
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern
• Vorbereitung von Rechnungsunterlagen sowie administrative Unterstützung im Rechnungswesen
• Organisation des Postein- und -ausgangs sowie allgemeine Büroorganisation
• Unterstützung bei der Dokumentation von Baustellen und Projekten
• Koordination von internen Abläufen zwischen Büro, Bauleitung und Facharbeitern
• Verwaltung von Bestellungen, Materialanfragen und administrativen Vorgängen
• Erstellung von Listen, Auswertungen und internen Dokumentationen

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAK, HAS o. Ä.)
• Erfahrung im Backoffice, in der Assistenz oder in der Büroorganisation von Vorteil
• Idealerweise Erfahrung in einem Handwerks-, Bau- oder technischen Unternehmen
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigenverantwortung und Selbstständigkeit
• Kommunikationsstärke sowie professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion
• Freude an vielseitigen administrativen Aufgaben

Benefits

• Sicherer Arbeitsplatz in einem erfolgreichen regionalen Unternehmen
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Parkmöglichkeiten am Standort
• Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags innerhalb der Bürozeiten

Gehalt

• Für diese Position ist ein Bruttomonatsgehalt ab ca. € 2.600 vorgesehen.
• Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung selbstverständlich möglich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung an work4life Personalservice Gmbh - zH. Mag. Gerald Hirsa - Email: g.hirsa@work4life.at - Tel: 07227 216 85-14 Mobil: 0664 6417362.

Um den Recruitingprozess zeitlich zu verkürzen, ist auch ein Telefoninterview bzw. Teams- oder Skype-Onlinemeeting möglich!

Gerne können Sie sich auch unter folgendem Link bewerben